Por meio da Portaria ME nº 39, de 2019 foi aprovado as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS ano-base 2018) e o Manual de Orientação da RAIS relativo ao ano-base 2018. Os empregadores deverão, através da RAIS, fornecer as informações referentes a cada um de seus empregados com vínculos laborais havidos no ano-base 2018 e não apenas os existentes em 31 de dezembro.
Obrigatoriedade de entrega
Estão obrigados a apresentação da RAIS: a) os empregadores urbanos e rurais; b) filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior; c) autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base; d) órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e Municipal; e) conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais; f) condomínios e sociedades civis; e, g) cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas.
RAIS Negativa
Os estabelecimentos inscritos no CNPJ que não mantiveram vínculos laborais ou que permaneceram inativos no ano-base deverão entregar a RAIS Negativa, preenchendo somente os dados pertinentes ao declarante. A exigência de apresentação da RAIS Negativa não se aplica ao Microempreendedor Individual (artigo 18-A, § 13º, da Lei Complementar 123/2006).
Prazo e forma de apresentação
As declarações deverão ser preenchidas conforme o Manual de Orientação da RAIS relativa ao ano-base 2018, disponível nos endereçoshttp://trabalho.gov.br/raise http://www.rais.gov.br, utilizando o programa gerador de arquivos da RAIS – GDRAIS2018.
O prazo para entrega de declaração da RAIS encerra-se no dia 05 de abril de 2019. Havendo inconsistências no arquivo da declaração da RAIS que impeçam o processamento das informações, o estabelecimento deverá encaminhar cópia do arquivo.
Assinatura digital
É obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS Negativa e para os estabelecimentos que possuem menos de 11 vínculos. As declarações poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
O que deve ser informado
Deve ser relacionado na RAIS de cada estabelecimento: a) os vínculos laborais havidos ou em curso no ano-base; b) os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais; c) a entidade sindical à qual se encontram filiados; e, d) os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária.
Retificação da declaração
As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer, sem multa, até o dia 05 de março de 2019.
Recibo de entrega
O Recibo de Entrega deverá ser impresso, cinco dias úteis após a entrega da declaração, na opção “Declaração Já Entregue” / “Impressão de Recibo de Entrega”.
Prazo de guarda das informações
O estabelecimento é obrigado a manter arquivados, por cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, o relatório impresso ou a cópia dos arquivos, bem como o recibo de entrega da RAIS. Contudo, por ser a RAIS um documento vinculado ao PIS/PASEP, recomendamos que seja guardado por prazo indeterminado.
Declarações de exercícios anteriores
Vencido o prazo, a RAIS 2018 e as declarações de exercícios gravadas no GDRAIS Genérico e os valores das remunerações deverão ser apresentados na moeda vigente no respectivo ano-base. É obrigatória a utilização de certificado digital para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, exceto para a transmissão da RAIS Negativa.
A cópia da declaração da RAIS, de qualquer ano-base, pode ser solicitada pelo estabelecimento à Coordenação-Geral de Estatística do Trabalho, do Ministério do Trabalho, em Brasília-DF, ou aos seus órgãos regionais.
Penalidades
O empregador que não entregar a RAIS no prazo fixado, ou que omitir informações, ou prestar declaração falsa, ou inexata ficará sujeito à multa de valor mínimo de R$ 425,64, acrescido de R$ 106,40 por bimestre de atraso, além de R$ 26,60 por empregado omitido, ou declarado falsa, ou inexistente, prevista o artigo 25, da Lei nº 7.998/1990, regulamentada pela Portaria MTE 014/2006, alterada pela Portaria MTE nº 688/2009.
