Aos documentos contábeis recomenda-se seu arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.
Os principais documentos contábeis são:
notasde compra/serviços
notasde vendas/serviços
extratosbancários
duplicataspagas
comprovantesde despesas/custos
cópiasde cheques
comprovantesde débitos/créditos bancários
outrosdocumentos contabilizados
Documentos legais
Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:
| 100 | Federal |
| 200 | Estadual |
| 300 | Municipal |
| 400 | Ministério do trabalho |
| 500 | Contratos |
| 600 | INSS |
| 700 | Sindical |
| 800 | Diversos |
Os setores são divididos em:
| 100 | FEDERAL | 200 | ESTADUAL |
| 101 | Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) | 201 | Declaração Cadastral (DECA) |
| 102 | Declaração do Imposto de Renda – Pessoa Jurídica | 202 | Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE) |
| 103 | Ficha de Alteração do CNPJ | 203 | Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF) |
| 104 | Pedido de Restabelecimento do CNPJ | 204 | Índice de Participação dos Municípios (DIPAM) |
| 105 | Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF | 205 | Licença da CETESB |
| 106 | Comunicações de Aumento de Capital | 206 | Demonstrativo das Operações Interestaduais |
| 107 | Demonstrativos dos Duodécimos | 207 | Certidão Negativa do ICM |
| 108 | CAIF | 208 | Autorização para Confecção de Notas Fiscais |
| 109 | Comunicações de IPI e IRPJ | 209 | Auto de infração |
| 110 | DIRF | 210 | Parcelamento do ICM |
| 111 | Cartão do CNPJ | 211 | Notificações |
| 112 | Notificações – Auto de Infrações | 212 | FIC- Ficha de Inscrição do Contribuinte |
| 113 | Baixa do CNPJ | 213 | Declarações |
| 114 | Certidão Negativa por Encerramento de Atividades | 214 | Alvará de Utilização – Secr. Saúde |
| 115 | Programa de Alimentação ao Trabalhador | 215 | Modelos de Notas Fiscais |
| 116 | DNER | 216 | Comprovação ZONA FRANCA |
| 117 | Defesas | 217 | Conselho Regional de Educação |
| 118 | Utilidade Pública | 218 | Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma) |
| 119 | Parcelamentos | 219 | IBDF – IBAMA |
| 120 | Termo de Opção – Simples | 220 | Defesas |
| 121 | Autorização do DAC | 221 | Licença da Divisão do Exercício Profissional |
| 122 | IPEM | 222 | Utilidade Pública |
| 123 | Divisão de Censura de Diversões Públicas | 223 | Declaração de Microempresa |
| 124 | CADE- SDE | 224 | Laudos Técnicos |
| 300 | MUNICIPAL | 400 | MINISTÉRIO DO TRABALHO |
| 301 | Guia de Inscrição ou Atualização | 401 | Cadastro de Empresas |
| 302 | Ficha de Inscrição no CCM | 402 | Relação de Empregados Menores |
| 303 | Taxas de Licença | 403 | RAIS/ DCPIS |
| 304 | Certidão Negativa do ISS | 404 | CIPA |
| 305 | Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) | 405 | Certificados de Aprendizagem SENAI |
| 306 | Cadastramento de Anúncios (CADAN) | 406 | Reclamações Trabalhistas – Defesas |
| 307 | Pedido de Vistoria | 407 | Notificações/ Processos/ Autos de Infração |
| 308 | Comunicados | 408 | Certificados de Aprovação das Instalações – CAI/DI |
| 309 | Imposto Predial | 409 | Defesas |
| 310 | Auto de Infração e Intimação | 410 | Acordo de Compensação |
| 311 | Autorização para Impressão de Notas Fiscais | 411 | Laudos Técnicos |
| 312 | Habite-se / Auto Vistoria | ||
| 313 | Alvará de Funcionamento | ||
| 314 | Defesas | ||
| 315 | Utilidade Pública | ||
| 316 | Declaração de Microempresa | ||
| 317 | Parcelamentos | ||
| 318 | Cancelamentos | ||
| 319 | CONTRU/FICAM | ||
| 320 | Regime Especial | ||
| 301 | Guia de Inscrição ou Atualização | ||
| 302 | Ficha de Inscrição no CCM | ||
| 303 | Taxas de Licença | ||
| 304 | Certidão Negativa do ISS |
| 500 | CONTRATO | 600 | INSS |
| 501 | Contrato Social – Ata de Constituição | 601 | Pedido de Matrícula (Inicial) |
| 502 | Alterações de Contrato | 602 | Certificado de Matrícula |
| 503 | Contrato de Locação | 603 | Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC) |
| 504 | Contrato de Uso de Veículos | 604 | Certificado de Regularidade de Situação |
| 505 | Cadastro da JUCESP | 605 | Certificado de Quitação |
| 506 | Contrato de Assessoria | 606 | Certificado de Taxa de Seguro |
| 507 | Contrato de Prestação de Serviços | 607 | Demonstrativo dos Salários de Contribuição |
| 508 | Reuniões | 608 | C.B. |
| 509 | Publicações em Jornais | 609 | Alterações: Nome, Endereço, CGC |
| 510 | Atas | 610 | Declarações de Rendimento do INSS |
| 511 | Contratos Diversos | 611 | Comprovante Inscrição Contribuição Individual |
| 512 | Comprovante de Caução de Locação | 612 | Carnês dos Sócios |
| 513 | Certidão Breve Relato – JUCESP | 613 | Recadastramento |
| 514 | Xerox das Exigências – JUCESP | 614 | Autos de Infração |
| 515 | Declaração de Alienação de Participações Societárias | 615 | Defesas |
| 516 | Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. | 616 | SESI |
| 517 | Notificações | 617 | Termo Ação Fiscal – TAF |
| 518 | Defesas | 618 | Parcelamentos |
| 519 | Recadastramento – São Paulo Firma | ||
| 520 | Buscas Jucesp/Cartórios |
| 700 | SINDICAL | 800 | DIVERSOS |
| 701 | Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador | 801 | CACEX |
| 702 | Conselho Regional de Farmácia | 803 | Certidão de Registro de Capital Estrangeiro |
| 703 | Dissídios Coletivos | 804 | Procurações / Declarações |
| 704 | Acordos | 805 | Balanços e Balancetes |
| 705 | SENAI – CIESP – FIESP | 806 | Documentos dos Sócios ( xerox ) |
| 706 | FINAME | 807 | Marcas e Patentes |
| 707 | Certidões e Registros | 808 | Correspondências |
| 708 | CRA | 809 | Consultas |
| 709 | CORCESP | 810 | Certidões Negativas – Fórum – Cartórios – J.Federal – FGTS |
| 710 | Conselho Regional de Contabilidade | 811 | Escrituras |
| 711 | CRECI | 812 | Apuração do Ativo Imobilizado – TELESP |
| 712 | CREA | 813 | Ajustes de Balanço |
| 713 | Correspondência Sindicato Patronal | 814 | Laudo de Avaliação |
| 714 | CONAR(Legislação e Processos) | 815 | Relatórios |
| 715 | SUSEP | 816 | Inventário |
| 716 | Certidão Negativa de Débito Salarial | 817 | Depósito Inicial |
| 717 | Conselho Regional de Medicina | 818 | Cadastro de Fornecedores e Associações |
| 718 | EMBRATUR | 819 | Convocações |
| 719 | Conselho Nacional do Cinema | 820 | Atestado de Residência e Capacidade Técnica |
| 821 | Cadastro de Bancos | ||
| 822 | Mapas de Depreciações | ||
| 823 | Alvarás | ||
| 824 | Seguros | ||
| 825 | Carta de Fiança | ||
| 826 | Eletrobras | ||
| 827 | BNDES | ||
| 828 | Consórcios |
As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
| PASTA A/1 | PASTA B/2 | ||
| 1 | Guias de Recolhimento do INSS | 9 | Guias de Apuração e Recolhimento do ICM |
| 2 | Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS | 10 | Guias de Apuração e Recolhimento do IPI |
| 3 | Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social | 11 | |
| 4 | Guias de Recolhimento do ISS | 12 | |
| 5 | Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados | 13 | Orientações e Comunicados |
| 6 | Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS | 14 | Memos– Empresa Contábil |
| 7 | Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial | 15 | |
| 8 | Folhas e Envelopes de Pagamento | 16 | |
| PASTA C/3 | PASTA D/4 | ||
| 17 | Balanços | 25 | Fichas Financeiras e Informes de Rendim. |
| 18 | Balancetes | 26 | Folhas de Pagamento e Pro-Labore |
| 19 | Cadastros e Declarações | 27 | |
| 20 | IBGE | 28 | |
| 21 | DCTF | 29 | |
| 22 | 30 | ||
| 23 | 31 | ||
| 24 | 32 | Documentos dos Autônomos | |
| PASTA E/5 | |||
| FUNCIONÁRIOS | |||
| 33 | 40 – Empregados Desligados | ||
| 34 | 40.1 – | ||
| 35 | 40.2 – | ||
| 36 | 40.3 – | ||
| 37 | 40.4 – | ||
| 38 | 40.5 – | ||
| 39 | 40.6 – | ||
| 40.7 – | |||
| 40.8 – | |||
| 40.9 – | |||
| 40.10 – |
