É comum erros de interpretação sobre o que é diária para viagem e o que é ajuda de custo, porque a legislação trabalhista deixa margem a dúvidas. No entanto, cada qual ocupa posição distinta nas planilhas de gastos, com impactos tributários diferentes, dependendo de sua dimensão.
Diárias para viagem
Diárias para viagem são valores pagos habitualmente para cobrir despesas do empregado que viaja para execução de serviços fora da empresa, tais como alimentação, transporte e hotel, sem que haja a necessidade de comprovação das despesas efetuadas.
Quando o valor pago a título de diárias para viagens excederem 50% do valor do salário, passa a integrar, pelo valor total, a remuneração do empregado para todos os efeitos legais.
Como afirma o parágrafo 1º, do artigo 457, da CLT: “Integram o salário não só a importância fixa estipulada, como também as comissões, percentagens, gratificações ajustadas, abonos e diárias para viagens, quando seu valor excede 50% do salário percebido pelo empregado”.
Uma vez integradas à remuneração, as diárias refletem em horas extras, adicional noturno, descanso semanal remunerado (DSR), adicional de periculosidade, adicional de transferência, aviso prévio, férias, 13º salário, FGTS, incluídos os depósitos do FGTS sobre os reflexos.
Reembolso de despesas de viagem
Quando o empregado receber valor, mesmo superior a 50% do seu salário, mas comprovar as despesas através de notas fiscais, o valor recebido não terá natureza salarial e, portanto, não integrará o salário.
A empresa poderá ainda adiantar um valor, para que o empregado tenha recursos mínimos necessários para gastos na viagem e, no retorno, por meio de prestação de contas, reembolsá-lo pelos gastos excedentes ou devolver, quando o gasto não atingir o valor recebido na forma de adiantamento. Recomendamos que a prestação de contas seja feita por meio de documento denominado ‘Relatório de despesas de viagens’ e a este, anexado todos os comprovantes de despesas.
Os valores pagos devem guardar critérios de razoabilidade, não visem pagamentos com pessoas sem vínculos com o empregador, que sejam correlatas ao local da prestação dos serviços e que possam ser comprovadas mediante documentação fiscal idônea.
Ajuda de custo
Ajuda de custo, por sua vez, não tem natureza salarial, qualquer que seja o valor pago, por se tratar de verba indenizatória com finalidade específica de cobrir despesa do empregado em decorrência de mudança do local de trabalho, por exemplo. Trata-se de uma despesa de responsabilidade do empregador, que não tem caráter salarial, apenas indenizatório, nos termos do artigo 470 da CLT, e é paga apenas uma vez.
Caso a ajuda de custo seja pago mensalmente para o empregado, a denominação é imprópria, não estamos falando mais em ajuda de custo, e sim, de outro recurso, que pode ser, inclusive, parte do salário.
Tributação
É preciso critério na classificação dos pagamentos para não onerar a empresa, seja pelo recolhimento indevido de tributos ou contribuições, seja pelo não recolhimento destes, que serão exigidos pelo fisco com acréscimos legais.
Quadro de incidências
| VERBA | INSS | FGTS | IR |
| Diárias para viagens até 50% do salário | Não | Não | Não |
| Superior a 50% do valor do salário | Sim | Sim | Não |
| Reembolso de despesas de viagens | Não | Não | Não |
| Ajuda de custo | Não | Não | Não |
