As contas a pagar são responsabilidades assumidas pelas empresas, representadas por compra de mercadorias, insumos para produção, infraestrutura operacional, serviços, salários, impostos, contribuições, entre outros. Este setor requer atenção especial da administração, pois sempre envolve grandes somas de dinheiro.
Uma opção, economicamente favorável para obedecer as datas do vencimento, é negociar com o credor novos prazos para os compromissos não pagos. Reprogramar datas é a melhor solução, evitando que o título seja encaminhado para protesto.
A implantação e manutenção de controles, que tragam segurança à administração da empresa, são fundamentais para a tomada de decisões. O sistema de contas a pagar deve ser organizado a fim de fornecer as seguintes informações:
a) pagamentos por períodos de vencimento: dia, semana, quinzena, 30, 45, 60 dias. Evite pagamentos de juros;
b) prioridades de pagamento em caso de dificuldade financeira;
c) compromissos já vencidos e não pagos;
d) dados para elaboração do fluxo de caixa.
Os controles podem ser fortalecidos por procedimentos que tragam segurança à administração da empresa, como separar as funções entre o pagamento e compra; autorizar e aprovar compras e pagamentos; utilizar cheques ou sistema eletrônico de pagamentos e obter documentação adequada que comprove o pagamento.
Vantagens
Ao manter as contas em dia, você evita o estresse e adquire uma série de vantagens, para melhores negociações em compras futuras.
Como fazer
Dependendo do porte da empresa é necessária a utilização de sistemas de gestão informatizados para gerenciamentos destas informações.
No entanto, caso você não tenha um sistema de gestão informatizado, você pode fazer uso de planilhas ou fichas de controle diário ou mensal de forma simplificada, onde deverão ser previamente registrados os valores de que serão desembolsados, acompanhados, no decorrer do mês, pelo seu efetivo pagamento.
