As pessoas jurídicas que optaram pela tributação com base no Lucro Presumido obrigatoriamente deverão manter a escrituração Contábil nos termos da legislação comercial, só estando dispensadas da escrituração Contábil, se mantiverem livro Caixa, com a escrituração de toda a movimentação financeira, inclusive a bancária (artigo 45, da Lei nº 8.981/1995).
É prudente lembrar, mesmo que a legislação tributária faculte a escrituração do livro Caixa, a legislação comercial (Código Civil) obriga a manutenção de um sistema de Contabilidade e o levantamento anual do balanço patrimonial e do resultado econômico (artigo 1179, da Lei 10.406/2002).
O que deve ser escriturado
O livro Caixa deve conter as informações sobre toda a movimentação financeira da pessoa jurídica, entendendo por financeira, inclusive, a movimentação bancária. Serão registrados todos os pagamentos e recebimentos ocorridos no mês, o que resultará no final de cada mês, na apuração do saldo conjunto de caixa e bancos.
Portanto, o livro Caixa funcionará como um “Caixa/Bancos” com todos os registros de recebimentos e pagamentos, partindo de um saldo inicial, que representa a soma das disponibilidades da empresa (caixa, bancos e aplicações financeiras de curto prazo).
Formalidade para escrituração
A legislação tributária não contém nenhuma determinação expressa quanto à forma de escrituração do livro Caixa, limitando-se tão somente a explicar o seu conteúdo. Mesmo sendo um livro de escrituração parcial, ou seja, somente das operações financeiras da empresa, deve-se registrar com clareza, todas as entradas e as saídas de recursos financeiros movimentados através do caixa ou de bancos, de forma individualizada ou agrupada quando não prejudicar a identificação, desde que, mantenha registro auxiliar detalhado.
Se for adotado o critério de reconhecimento de suas receitas com pagamento a prazo ou em parcelas na medida do recebimento deverá indicar no livro Caixa, em registro individual, a nota fiscal a que corresponder cada recebimento.
Se a escrituração for feita por processamento de dados, deverá conter os termos de abertura e encerramento assinados pelo contabilista e pelo representante legal da empresa, numeração sequencial dos formulários, e depois de concluída a escrituração, os formulários deverão ser encadernados. Não há obrigatoriedade de o livro Caixa ser registrado em qualquer órgão ou repartição.
Documentos necessários para escrituração
A escrituração deverá estar lastreada em documentação hábil e idônea que represente com clareza e precisão todas as operações financeiras realizadas pela empresa. Sempre que a empresa efetuar uma operação bancária é necessário a emissão dos documentos que comprovem a referida operação, em arquivos impressos ou eletrônicos, e que estejam em conformidade com as operações listadas nos extratos bancários.
Lembramos que os extratos bancários são documentos de verificação ou de registro das operações feitas pelo banco. O que dá suporte às operações são os documentos, como exemplo: contratos, avisos de lançamentos, cópias de cheques, recibos de depósitos, duplicatas, notas fiscais, recibos de pagamentos, entre outros. Além dos extratos bancários, todos os documentos que serviram de suporte para as operações devem estar disponíveis para a escrituração do livro Caixa.
Prazo e periodicidade da escrituração
Para fins de tributação do Lucro Presumido, a escrituração do livro Caixa deve ser efetuada dentro do prazo fixado para o pagamento do Imposto de Renda, portanto, deve ser escriturado até o último dia do mês seguinte ao do trimestre a que se refere a apuração.
Manutenção de arquivos
O livro Caixa e os documentos que deram suporte à sua escrituração devem ser conservados em local seguro, de boa guarda e mantidos pelo prazo mínimo de 5 anos, ou até serem prescritas eventuais ações que a empresa possa ter em andamento.
Edição | 1608
