Não são todas as empresas que conseguem manter uma rotina disciplinada de gerenciamento de documentos, e os empreendedores já estão percebendo isso, de forma que a procura por processos que otimizem a gestão de documentos está cada vez maior.
Dentro de uma empresa, informações e documentos desorganizados causam confusões, o que resulta em clientes insatisfeitos, perda de tempo e de dinheiro com multas pelo não cumprimento de prazos.
Pensando nisso, trouxemos neste artigo o porquê você deve melhorar a gestão de documentos da sua empresa e as melhores dicas de como fazer isso. Boa leitura!
Por que devo melhorar a gestão de documentos da minha empresa?
Uma boa gestão de documentos traz benefícios para toda a empresa, e com ela você pode:
- encontrar documentos com mais facilidade, sem desperdiçar o seu bem mais precioso – o tempo;
- ter certeza de que é o documento correto;
- saber se o documento foi alterado e quem fez as alterações;
- controlar os prazos;
- usar como modelo os documentos já existentes para criação de novos documentos;
- ter a tranquilidade de que os documentos não serão perdidos ou acessados indevidamente.
Entendeu a importância de manter os seus documentos organizados? Bom, agora que você já sabe os principais motivos para melhorar a sua gestão de documentos, vamos ver como podemos fazer isso!
Selecione os documentos e classifique quais podem ser descartados
O primeiro passo para uma gestão de documentos de qualidade é fazer uma limpeza geral, ou seja, separar e classificar quais documentos realmente precisam ser guardados e quais podem ser descartados.
Essa seleção deve considerar a importância de cada documento bem como seus prazos e validade.
Lembre-se, nem todos os documentos precisam ser guardados para sempre, por isso, fazer o descarte é uma prática necessária para gerenciar o espaço e otimizar os processos da empresa.
Documentos digitais
Estudos já comprovaram que a produtividade das empresas que dependem de processos baseados em papéis é menor quando comparada a empresas que detêm as informações digitalizadas, já que estas podem ser acessadas mais rapidamente.
Dessa forma, o segundo passo para melhorar a gestão de documentos é digitalizar a documentação.
Para implementar essa rotina na empresa, você pode optar por ter um funcionário responsável pela digitalização, ou que cada funcionário digitalize uma parte dos papéis que precisam ser digitalizados.
Lembrando que os documentos originais como contratos e os que tenham assinaturas devem ser guardados também em formato físico, por questões de segurança.
Base de Documentos
Principalmente quando diferentes setores precisam ter acesso aos mesmos documentos, criar um repositório onde seja possível centralizar todos os documentos da empresa é essencial.
Para administrar a quantidade de papéis que uma empresa utiliza, é importante buscar o auxílio de métodos e ferramentas apropriadas.
Organize seus Documentos
O ideal é manter os documentos organizados por categorias, orientações de manuseio, ordem alfabética ou datas.
As categorias podem variar de empresa para empresa. Contudo, devem ser divididas de modo que facilite encontrar os documentos, como por exemplo:
- Pedido de compra;
- Contas a pagar;
- Contas a receber;
- Ficha técnica de produto;
- Contrato de vendas;
- Contrato de trabalho;
- Recibos;
- Orçamentos.
Portanto, a organização dos documentos deve possibilitar que os arquivos mais consultados sejam de fácil acesso, assim como os que são menos utilizados, sejam guardados e conservados em um local apropriado.
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Treine seus colaboradores
Comunique aos seus funcionários sobre a mudança nos procedimentos da empresa em relação aos documentos e estabeleça prazos para a adaptação.
Ademais, se as mudanças demandarem para a capacitação específica, como ocorre com a implementação de um novo sistema, você deve treinar os seus funcionários e sanar possíveis dúvidas para otimizar o tempo e o serviço.
Faça Backups
Perder arquivos importantes não pode ser uma opção. Por isso, realize backups dos arquivos digitalizados para garantir a segurança dos dados periodicamente.
Crie Permissões de Acesso
Em regra, não são todos os colaboradores da empresa que precisam ter acesso a todos os documentos.
Dessa forma, por segurança, é fundamental estipular controles de acesso adequados que evitem a perda ou modificação de dados de forma acidental ou maldosa.
Definir regras claras para o uso e transporte de documentos é a melhor forma de garantir o andamento das atividades e evitar riscos.
Evite acumular documentos
Por fim, mas não menos importante, procure evitar o acúmulo de documentos. Isso gera a bagunça na organização, o que pode fazer com que todo o seu trabalho seja perdido.
Agora que você já conhece algumas formas de melhorar a gestão de documentos, que tal colocá-las em prática? Caso tenha ficado com alguma dúvida, conte com quem entende do assunto para auxiliar você. Entre em contato agora mesmo com a nossa equipe para acompanhá-lo nesse processo.
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